Перенос учета из MS Access в 1С:Управление нашей фирмой 3.0 для зуботехнической лаборатории.
К нам обратились из зуботехнической лаборатории из Ульяновска. Компания предоставляет услуги с 1998 года, занимается изготовлением зуботехнических конструкций любого уровня сложности, на постоянной основе сотрудничает со стоматологическими клиниками Ульяновска.
Внутри компании много лет совмещают бумажный и электронный учет: зуботехники отмечают выполненную ими работу на бумажных бланках, а администраторы переносят эти данные в старую самописную базу данных MS Access. Давно назрела потребность перейти на современную гибкую поддерживаемую систему. Нужно было подобрать для них продукт, который бы позволял одновременно вести и взаиморасчёты с контрагентами, и учет производства – выбор пал на 1С:Управление нашей фирмой 3.0.
Постановка задачи.
Клиент обозначил следующие требования к переходу:
1) Максимально схожий с оригинальным способ ведения учета.
Для удобства исполнителей и сокращения времени обучения клиент хотел получить процесс учета в программе, выстроенный на привычных паттернах. В базе Access используют один документ Наряд, где содержится вся основная информация:
- общие данные (дата, организации исполнителя и заказчика, скидки и т.д.);
- имена врачей и пациентов компании заказчика;
- перечень номенклатуры, где для каждой операции указывается исполнитель по его кодовому номеру из справочника;
- отметка Закрыт – признак фактического поступления оплаты по заказу.
Рисунок 1 – Документ Наряд из базы MS Access.
В конце месяца на основе данных нарядов с помощью группы отборов по каждой компании формируют Акты сдачи-приемки: печатная форма содержит всю информацию об оказанных услугах за месяц, бумажные экземпляры направляют заказчикам.
2) Учет зарплаты и отчетность.
В старой базе по сути используют один отчет об оказанных услугах в разных вариациях. В главном окне программы в специальном блоке устанавливают нужные значения отборов и фильтров и по кнопке Оказанные услуги формируют отчетную таблицу. Также используют особый признак Сводный, который раскрывает детализацию сумм по отдельным операциям. В новой базе отчеты о продажах нужны со схожей структурой.
Рисунок 2 - Параметры формирования отчетов.
Зарплату зуботехников считают вручную в сторонней программе на основе отчетов об оказанных услугах. За большую часть операций величина зарплаты высчитывается как процент от стоимости продажи, который зависит от уровня квалификации исполнителя, а за некоторые начисляется фиксированная сумма. Нужно организовать в новой базе учет зарплаты и сделать для него отчеты:
- аналогичный отчету о продажах с признаком сводный/несводный;
- отчет по объемам выполненных работ, где количество выполненной работы за период показывалось бы не в величинах зарплат, а в ценах продажи.
3) Устранение недостатков MS Access.
Главное неудобство в Access – неинформативность работы из-за невозможности открыть несколько объектов одновременно в разных окнах. Например, нельзя из табличной части Наряда перейти в номенклатуру простым нажатием на нее, а оттуда провалиться в историю цен. Нужно последовательно закрыть сначала сам Наряд, потом окно списка документов, затем перейти в раздел справочников, в номенклатуре найти нужную услугу и так далее.
Отчеты в 1С хотелось видеть отдельными сущностями с предустановленными параметрами, чтобы сразу получать нужную информацию, а не тратить каждый раз время на выставление множества параметров формирования.
Выбор стандартных объектов и функций и предложения доработок.
Исходя из поставленных условий и особенностей УНФ предложили учет на стандартных документах по таким принципам:
- все услуги заведем как номенклатуры с типом Работа, и для каждой работы создадим Спецификацию, которая будет собрана из номенклатур с типом Операция;
- документами Установки цен номенклатуры определим розничные цены для Работ и величины зарплат для Операций (с созданием соответствующих видов цен);
- учет оказанных услуг и затраченных материалов будем вести в документе Заказ-наряд, и создавать на его основании Сдельный наряд: заказ будет заполняться Работами с розничными ценами, наряд благодаря спецификациям будет соответственно заполняться Операциями с суммами зарплат;
- для законченных Заказов-нарядов нужно выставлять состояние Завершен (аналог отметки Закрыт в старой базе); у завершенных Сдельных нарядов будет состояние Закрыт.
Стандартные отчеты УНФ по зарплатам и продажам не дают клиенту нужного представления информации, резко отличаются от привычных и располагаются в разных разделах программы. Здесь решили использовать Универсальный отчет: из него можно получить все данные документов, оформить для них необходимые представления, и сохранить это в варианты отчета для быстрого доступа.
Остальные запросы уже требовали расширения функционала:
1) Доработка учетных документов.
Учет услуг привязан к врачам и пациентам клиник. В Заказы-наряды и в Сдельные наряды в шапку решили добавить текстовое поле Пациент и поле-ссылку на новый справочник Врачи. Выбрали именно такие типы, так как врачи почти не меняются, а пациенты в каждом заказе новые.
2) Создание обработки для печатной формы акта
Стандартная печатная форма акта выполненных работ в УНФ формируется только на основе конкретного документа, а клиенту нужна возможность формировать акты за конкретный период. Предложили сделать обработку с отдельной формой с набором параметров формирования. Для макета решили не собирать с нуля новый табличный документ, а взять за основу стандартный макет акта УНФ и внести некоторые правки.
3) Разработка отчетов.
В функционале УНФ не построены связи продаж и зарплат, соответственно нет и специального отчета по объемам выполненных работ в ценах продаж. А в услугах клиента бывают сложные многосоставные работы, где разные операции могут проводить разные исполнители – значит нужно контролировать доли выполнения каждого сотрудника в документах, и учитывать это в денежных расчетах. Поэтому договорились написать два отчета с разными предназначениями:
- отчет Соответствия Операция-Работа через номенклатуру и спецификации рассчитывает доли выполнения, отражает связь заказов с нарядами и подсвечивает в них учетные ошибки;
- отчет Объемы выполненных работ, уже учитывая доли выполнения, показывает, сколько выручки делает каждый сотрудник.
Перенос данных в новую базу и результаты разработки.
База-источник хранила большое количество данных, накопленных за годы работы, поэтому программная работа по переносу была неизбежна. При этом в базе накопилось много устаревшей и лишней информации, плюс подходил срок плановой индексации цен и зарплат. Исходя из этих условий решили с клиентом, что программно перенесем только номенклатуру, затем клиент будет создавать реальные документы учета за текущий месяц и в процессе заполнит базу актуальными контрагентами, договорами, ценами и зарплатами. Сотрудников у клиента немного, поэтому справочник физлиц тоже решили заполнить вручную с сохранением привычных кодовых номеров.
После установки 1С:Управление нашей фирмой 3.0, активации лицензии, заведения пользователей и организаций занялись переносом:
- из Access выгрузили весь перечень номенклатуры;
- написали обработку, которая считывала полученный список и создавала по нему номенклатуру в УНФ: сразу появлялась цепочка Работа-Спецификация-Операция, все объекты в рамках связки имели одинаковое наименование;
- полученный материал клиент уже привел в требуемый порядок вручную: разложил все по папкам и дополнил спецификации многосоставных работ.
Рисунок 3 – Работа и ее спецификация с составом операций.
Потом помогли клиенту с созданием установок цен:
- создали розничный вид цен, завели документ-образец с Работами с розничными ценами текущего месяца, и на его основе создали на будущее документ с индексированными ценами, изменили их с помощью встроенных формул;
- для зарплат завели виды цен с процентными ставками от стоимости продажи и именные на каждого исполнителя, создали документы-образцы с Операциями на каждую ставку и на их основе документы с зарплатами исполнителей.
Затем доработали учетные документы:
- для Заказов-нарядов: создали справочник Врачи, добавили реквизиты Врач и Пациент в шапку документа, как хотел клиент;
- для Сдельных-нарядов: добавили реквизит Пациент в шапку документа, прописали его автозаполнение при создании на основании заказа; прописали автоматическое заполнение расценок при выборе исполнителя (код по имени сотрудника находит вид цены с соответствующим именем).
Рисунок 4 – Заказ-наряд с добавленными полями.
Рисунок 5 – Сдельный наряд с новым полем. При заполнении исполнителя срабатывает заполнение расценки.
С этими инструментами клиент создал реальные документы учета за текущий месяц, далее перешли к работе над отчетностью. Сначала написали обработку формирования печатной формы актов:
- разработали форму ввода параметров формирования, прописали предупреждения и подсказки для правильного заполнения полей;
- наш макет отличается от оригинального из УНФ своим заголовком, возможностями задавать любой номер акта и отражать данные за произвольный период.
Рисунок 6 - Форма ввода с примером одного из предупреждений и результат формирования печатной формы.
Затем настроили Универсальный отчет: собрали 4 варианта, аналогичных отчетам в старой базе, с периодом по умолчанию на текущий месяц, вывели в шапку важные отборы. И написали 2 новых отчета по вышеописанным принципам.
Рисунок 7 – Один из вариантов Универсального отчета.
Рисунок 8 – Отчет Соответствия Операция-Работа.
Рисунок 9 – Отчет Объемы выполненных работ, сформированный по всем исполнителям.
Польза для клиента.
1) Быстрый и эффективный переход.
Благодаря богатому инструментарию 1С:Управление нашей фирмой 3.0 для построения учета получилось задействовать максимальное количество стандартных объектов, что снизило затраты на разработку. Из-за схожести способов ведения учета сотрудники клиента быстро адаптировались к работе в новой программе.
2) Оптимизация работы.
Ведение учета в новой системе в сравнении с MS Access намного эффективнее:
- централизация: теперь данные о продажах и зарплатах хранятся в одной программе, построена взаимосвязь этих разделов учета;
- информативность: переходы по ссылкам, работа с несколькими вкладками, структурированная навигация, новые разработанные отчеты позволяют удобнее и эффективнее работать с информацией и дают расширенное представление о состоянии бизнес-процессов;
- экономия времени: использование стандартного функционала конфигурации совместно с доработками значительно ускорило процесс создания документов.
3) Перспективы расширения автоматизации.
Благодаря возможностям 1С:Управление нашей фирмой 3.0 и гибкости разработки получится оптимизировать и другие нерациональные рабочие процессы, в первую очередь избавиться от учета на бумаге. Поддержка конфигурации обеспечивает работу компании всегда в рамках актуальных требований законодательства, возможности ЭДО и сервисов ИТС позволят наладить более эффективное взаимодействие с банками и контрагентами.