Контроль производства в Управлении торговлей 11: пример разработки простой системы учета

Потребность клиента и постановка задачи

Компания клиента – сеть салонов печати, в основном занимаются печатью фотографий и изготовлением сувенирной продукции. У клиента имелись проблемы в текущих рабочих процессах:
1) Сувенирную продукцию не всегда производят в месте продажи.
Покупатели могут заказывать сувенирную продукцию в любом филиале, но не на всех торговых точках есть специальные оборудование и товары для производства сувениров. Также на производственной точке могут закончиться остатки заготовок под печать. Видение решения клиента было следующее: при продаже таких товаров (без остатка на текущем складе) в РМК перед пробитием чека открывается таблица, где можно выбрать количество номенклатуры и склад списания и указать плановую дату выполнения, по указанным данным параллельно с чеком создаются документы Перемещения товаров, в которых общее количество товаров разбивается по 1 шт в строку, по каждому товару будет отмечаться выполнение.
2) Нужно автоматизировать контроль начисления зарплаты за выполненные работы.
За каждую работу по изготовлению отдельной единицы сувенирной продукции исполнителю должна начисляться премия, величина которой еще и зависит от вида работы. Клиент предложил отмечать это в создаваемых документах перемещения.
3) Необходимы отчетность и порядок в процессах выполнения заказов.
Документы перемещения должны были еще расширить свое предназначение: приобрести отметку выполнения и плановую дату выполнения. В случае отказа клиента от заказа до момента оплаты созданные перемещения должны автоматически удаляться, чтобы не замусоривать базу лишними документами и не создавать неправильных движений товаров.
Также нужно было разработать наглядные отчеты: один бы показывал полную информацию по всем заказам, другой бы отражал состояние выполнения заказов на сегодняшний день.

Начальные условия и ограничения

При разработке нельзя было опереться на какие-либо стандартные механизмы конфигурации, так как в Управлении торговлей в принципе не предусмотрен контроль зарплаты и производства. Ранее для этого клиента нами была разработана и внедрена в УТ система учета зарплаты, поэтому надо было также проработать взаимодействие обеих систем, встроить отображение премий за производственные работы в имеющиеся отчеты по зарплате.

Наши предложения по доработке

1) Для торговых точек нужно создать дублирующие производственные склады и помещать производственную номенклатуру только на них.
 При изначальной задумке весь контроль завязан на документы перемещения товаров. В случае производства и продажи сувенира в одной точке невозможно будет провести документ, в котором указан один и тот же склад в качестве отправителя и получателя, а введение дополнительного склада, который будет указан отправителем, это нивелирует.
Также не получится случайно продать и списать остатки заготовок с торговой точки, так как такого остатка там в принципе не будет, при попытке оплаты система выдаст соответствующее предупреждение.
Для обозначения номенклатуры, участвующей в производстве, добавим специальную отметку.
2) Вид и функциональность таблицы выбора остатков для перемещения.
Предварительно предложили следующую структуру:

В таблицу бы попадала вся номенклатура из чека, у которой проставлен признак подконтрольности производству, в столбец “Заказано” переходило бы количество этих товаров в чеке. Далее отображались бы все склады, на которых есть свободный остаток данных товаров. Значения колонки “В наличии” отражали бы этот остаток, а в графе “Списать” нужно вводить количество товара, которое мы хотим с данного склада переместить.
3) Отметки о производстве в документах.
Документы Чек ККМ и Перемещение товаров должны содержать отметку выполнения производства по текущему документу и даты выполнения плановую и фактическую. В перемещении будет ссылка на чек-основание, в чеке добавим табличную часть со ссылками на связанные перемещения.

Результаты разработки

1) Доработка функциональности имеющихся форм.
В карточке номенклатуры добавлен признак подконтрольности производству, он появляется только для номенклатуры с типом Товар.

Для расширения функционала документов Перемещений создали новый справочник Работ по производству печатной продукции и соответствующий регистр под новые отчеты. В справочнике указываются наименование работы и величина премии за ее выполнение.

 

В документе Перемещения в табличную часть Товары добавили новые колонки:
- Работа – выбираем из нового справочника выполняемую работу;
- Сотрудник, выполнивший работу – указываем из справочника пользователей нужного работника;
- Дата выполнения работы – ставим фактическую дату выполнения работы, после перепроведения документа в этот день за эту работу пройдет начисление премии.
Шапку дополнили реквизитами по выполнению производства в целом по текущему документу:
- Это перемещение под производство – специфическая отметка Перемещения, использующегося для контроля производства;
- Заказ – ссылка на чек-основание;
- Плановая дата выполнения работ по чеку в целом;
- Производство в текущем перемещении выполнено – отметка и фактическая дата выполнения работ по документу в целом.
Все эти признаки автозаполняемые: дата выполнения производства устанавливается автоматически по заполнению всех Дат выполнения работ в табличной части, подставляется максимальная из них, остальные признаки заполняются при создании документа.

 

В документе Чек ККМ добавлена вкладка Статус производства, где есть ссылки на связанные перемещения, отметка и даты планового и фактического выполнения. Фактическая по аналогии с перемещением проставляется автоматически по заполнению дат в табличной части.

2) Новый функционал в РМК.
В РМК добавлена кнопка для формирования таблицы перемещений “Поместить остатки под производство”. Кассир как обычно должен внести в чек все необходимые позиции, затем, прежде чем перейти к оплате, он нажимает новую кнопку, и в новом окне открывается таблица.
Процедура формирования таблицы из всей добавленной в чек номенклатуры ищет позиции с отметкой “Это номенклатура под производство”, далее проверяет остатки этих товаров по всем складам, кроме склада, привязанного к текущей кассе. Полученные величины остатков и количество товара из чека переносятся в таблицу.
Для уменьшения трудозатрат и, соответственно, стоимости разработки в итоге пришли к линейной структуре таблицы. Для каждого склада, на котором найден остаток производственной номенклатуры, формируется 2 столбца: «ОСТАТОК + Наименование склада» и «СПИСАТЬ + Наименование склада», в первом отображается актуальный свободный остаток, во втором поля редактируемые, в них вводим количество, которое хотим переместить.
После заполнения списаний вводим плановую дату выполнения заказа и нажимаем “Сформировать перемещения под производство”, программа возвращается в РМК, а в фоне формируются документы перемещений:
- для каждого склада, с которого указали списание, формируется отдельный документ;
- склад списания попадает в реквизит Склад-отправитель, а склад, привязанный к текущей кассе, встает в реквизит Склад-получатель, текущий пользователь, под которым оформляется чек, попадает в реквизит Ответственный;
- все товары разбиваются по 1шт в строку, автоматически заполняются ссылка на чек-основание и плановая дата выполнения.

Для исключения ошибок в формировании перемещений организовали несколько проверок по заполнению таблицы с выводом соответствующих предупреждений:
 - плановую дату нельзя оставить пустой или указать меньше текущей, кнопка формирования не сработает;

- количество к списанию с конкретного склада не должно превышать свободный остаток на этом складе, а общее количество по всем складам не может быть больше или меньше заказанного;

Списание с Центрального склада 2 больше остатка 1, списание с обоих складов 2+1 больше заказанного 2.

 - если общий свободный остаток меньше заказанного, система подскажет, что нужно уменьшить количество этого товара в чеке.
Прописали 2 процесса автоматического удаления созданных перемещений при отмене чека. Для удаления нужно нажать Новый чек и в окне предупреждения отменить создание текущего, простая очистка табличной части товаров не поможет. Оформили соответствующее предупреждение и вынесли его к кнопке вызова таблицы, не стали помещать его в сообщения, чтобы оно визуально не затерялось среди других предупреждений. Появляется оно только после создания перемещений, чтобы лишний раз не вводить пользователя в заблуждение.
Отменять можно сразу в текущей форме, либо после перехода в форму оплаты ─ в стандартном коде это 2 разные процедуры. Отладили и доработали обе процедуры так, чтобы нововведения не затрагивали другие стандартные функции и не вызывали ошибок.
3) Доработки по отчетам.
Доработали созданный нами ранее отчет по зарплате: прописали движения по начислению премии с формированием соответствующего комментария, выполненные работы группируются по дням выполнения.

 Собрали отчет Заказы на производство: в нем содержится полная информация по всем реквизитам заказов, документы сгруппированы сначала по чекам-основаниям, затем по связанным перемещениям, и упорядочены по возрастанию периода.

 

Разработали отчет Статус выполнения заказов на производство по специальным требованиям клиента. Отчет отражает состояние выполнения заказов на сегодняшний день, поэтому он не имеет отборов и формируется, опираясь на текущую дату. 
Под “Сегодняшними” подразумеваются заказы, дата создания которых равна сегодняшней дате, под “Прошлыми” заказы с датой меньше сегодняшней. Признак “Выполненные/Невыполненные” отражает отметку о выполнении в Чеке ККМ.
В таблицу попадают все производственные номенклатуры из перемещений, связанных с конкретным чеком, это дает наглядное представление об объемах работы по закрытию заказов.

 Что получил клиент

1) Контроль рабочих процессов.
Работники видят дедлайны исполнения своей работы, наглядное состояние заказов исключает путаницу. Руководство отслеживает своевременность исполнения заказов и эффективность работы сотрудников, тратит меньше времени на учет зарплаты. Покупатель не волнуется о том, что не получит заказ в нужный срок.
2) Простота и надежность системы.
Новый функционал прост в освоении: пользователь не изучает новые объекты программы, а работает в уже знакомых, добавленные элементы выделены акцентным цветом и интуитивно понятны для пользования.
При создании перемещений автоматические проверки исключают создание ошибочных товародвижений. Большая часть процессов заполнения реквизитов автоматизирована, а сами реквизиты недоступны для редактирования вручную, у работника не получится испортить уже созданный документ.
3) Экономия времени и денег.
При отказе от использования Управления торговлей и переходе на другую конфигурацию, в которой предусмотрен учет производства и зарплаты, пришлось бы покупать другую программу, разворачивать новую базу, тратить время на заведение там справочной информации, перенос актуальных остатков, переобучение сотрудников и т.д., и без платной помощи программистов все равно бы не обошлось.
С доработкой имеющейся конфигурации клиент расширил возможности привычной программы именно под свои нужды и пожелания, обновление прошло незаметно для пользователей, новый функционал безопасно тестировался на копии базы, работа компании при этом не прерывалась.